Coronavirus DSE Messe Aalborg 2020

Kære virksomhedsrepræsentanter,

(Sidst opdateret: 25-07-2020)

Vores planlægning af DSE Messe Aalborg 2020 er godt igang. Dog planlægger vi ikke DSE Messe Aalborg 2020 bliver afholdt som de sidste +10 år, da coronavirus (COVID-19) vil have en påvirkning på afholdelsen. Derfor har vi startet dialogen med myndighederne, Gigantium og vores leveandører, samt aktivt følger med myndighedernes udmeldinger og retningslinjer. Lige nu ser det positivt ud i forhold til efter sommerferien, dog kan det hurtigt ændre sig. Vi kan ikke spå om fremtiden, men vi agter i DSE, at udnytte tiden frem imod messens afholdelse, til at finde måder hvorpå messen kan afholdes trykt og sikkert for alle, og hvor I som virksomheder og de studerende stadig får et godt udbytte fra messen. Som Søren Brostrøm siger: “Det handle ikke om at aflyse, men finde alternative måder hvorpå arrangementer kan afholdes, hvor der tages forbehold for smitterisikoen“.

Der kan ske flere forskellige ting fra idag og frem imod kl 10:00 den 7. Oktober, hvor messen efter planen skal starte. Derfor arbejder vi med forskellige scenerier, som kan komme i spil. Vi forsøger så godt som muligt, at tilrette disse scenerier løbende med udviklingen. Konkret arbejder vi med tre hoved scenerier: fysisk afholdes af messen; online afholdelse af messen; samt messen bliver aflyst. Nedenfor vil I kunne læse omkring, hvilke tanker vi gør os i forhold til hvert enkelt scenarie.

Ifølge myndighedernes seneste udmelding, kommer de med ny informationer angående afholdelsen af arrangementer fra den 1. September og frem, i starten af August. Det vil derfor også først være engang i midt August en beslutning omkring, hvilket af de tre hoved scenerier vi primært går med, vil blive taget i bestyrelsen.

Fysisk afholdes af messen:

For at dette kan lade sig gøre, vurderer vi, at myndighederne skal give tilladelse til at minimum 500 personer må samles indendøres ad gangen. Da der ikke er kommet nogle retningslinjer fra myndighederne endnu angående afholdelse af større arrangementer, har vi selv, og sammen med vores samarbejdspartner, tænkt på mulige retningslinjer og tiltag vi kunne tag for at minimere smitterisikoen:

Større afstand mellem messe standende.
Flowet for de besøgende (DSE medlemmer, studerende og virksomhedsrepræsentanter) går den samme vej rundt på messen, ligende butikkerne som IKEA og Normal.
Virksomhederne med fælles primær field of study bliver placeret sammen.
Sætte et max antal virksomhedsrepræsentanter deltagende virksomheder må stille med.
Forsøg at sprede de studerendes mere ud i samarbejde med Aalborg Universitet, så belastningen af besøgende studerende bliver mere jævnfordelt.
Der ville ikke være en buffet, som på de forgående messer til frokost og morgenmaden. I stedet vil virksomhedsrepræsentanter få serveret morgenmad- og frokost pakker.
Der blive morgenmad- og frokost buffet, hvor DSE/køkken personalet forsøger at udskifte tøjet hver halve time.

Nogle tiltag er vi sikre på allerede nu vil tages i brug, skulle messen afholdes fysisk:

Håndsprit vil blive uddelt til jer virksomheder, samt de studerende vil blive bedt om af DSE medlemmer, at afspritte deres hænder før de går ind på selve messen. Udover dette vil der blive placeret håndspritholder rundt omkring på messe-arealet.
Smitteforebyggende informationsplakater vil blive printet, på dansk og engelsk, og placeret ved alle områderens ind- og udgange.
Informationsplakater om at vaske hænder vil blive printet, og placeret ved steder, hvor de besøgende vasker hænder samt ved indgangen, hvor de studerende afspritter deres hænder, inden de går ind på messen.
Ved indgangen til spise-området for jer virksomhedsrepræsentanter, vil der være placeret spritflasker, som de spisende opfordres til at bruge, af DSE medlemmerne, som bemander indgangen til spise-området. DSE medlemmerne som bemander døren vil påminde de spisende om kun, at bruge jeres tallerken og bestik engang samt skifte service mellem portioner.
Opsætning af tællesystem, som holder øje med antal af besøgende inde på messe området.

Online afholdes af messen:

Skulle myndighederne udmelde, at indedøres arrangementer større med flere end 499 personer ad gangen, ikke må afholdes i uge 41. vil vi forsøge at stable en online-messe på benene. Dette vil være et nyt produkt og vi vil derfor skulle indgå en ny aftale med jer omkring dette. Angående prisen for sådan et event, skulle det komme på tale, er det endnu ikke blevet fastlagt.

Det skal dog lige noteres, at hvis dette ikke er tilfældet, skulle vores force majeure komme i spil (se aflysnings udgangspunkt 2). Da force majeure forpligter os i, at undersøge alternative afholdelses tidspunkter og måder, hvilket gøre at vi kan flytte messen fra fysisk til online, som en del af det produkt I har købt nu, på samme måde som der skete med DSE Messe Lyngby 2020.

Messe bliver aflyst:

Der er en risiko for, at messen ikke bliver afholdt og vi ikke kan komme uden om den. Selve aflysningen kan ske med to forskellige udgangspunkter:

“Messen aflyses, fordi myndighederne vælger at forlænge forbudte imod af afholde større arrangementer indedøres på +499 deltagere ad gangen.”

I dette tilfælde vil I som virksomheder få jeres deltagergebyr tilbage, dog dækkes ikke andre økonomiske tab. Derfor opfordrer vi jer til at se tiden an, før I booker hoteller og ligende.

“Myndighederne åbner op for at arrangementer på +499 deltagere ad gangen indenfor kan afholdes, men efterfølgende lukkes ned, forbi der er sket et smitteudbrud i nær området, hvilket gør messen bliver aflyst.”

Her vil vores §7 (force majeure) i vores salgsbetingelser komme i spil. I dette tilfælde vil I som virksomhed kunne få dele af jeres deltagergebyr tilbage, afhængig af de total udgifter vi måtte have med afholdelsen af eventet. Vi arbejder at skubbe vores udgifter så tæt på messen som muligt, så i virksomheder kan få så mange af jeres penge tilbage muligt, selv hvis dette scenarie skulle indtræffe den 6. Oktober. Skulle det komme til en aflysning, vil vi også undersøge muligheden for at søge myndighedernes kompensationsordning, hvis myndighederne tilbyde sådan en til den tid.

Spørgsmål eller forslag:

Skulle I have nogle spørgsmål eller forslag til tiltag vi kunne tage for at minimere smitterisikoen er I mere end velkommen til at kontakt os via mail ([email protected]) eller via telefon (+45 9815 6077).

Vi i DSE håber, at kunne møde jer alle fysisk onsdag og torsdag i uge 41!